Das Dashboard zeigt: Umsatz des Monats, offene Rechnungen, nächste Termine und aktive Kunden. Klick auf eine Karte navigiert direkt zur jeweiligen Seite.

Die Auswertung zeigt Jahresumsatz, Ausgaben, Gewinn/Verlust, Top-5-Kunden und Monatsverläufe als Diagramme.

Die Kleinunternehmergrenze §19 UStG wird als Ring-Diagramm angezeigt und warnt automatisch ab 80 % des Limits (22.000 € / Jahr).

Unter Einstellungen → Funktionen → Auswertungs-Layout kannst du Panels ein-/ausblenden und per Drag & Drop sortieren.

Erstelle die EÜR (§4 Abs. 3 EStG) per Klick: Auswertung → EÜR erstellen. Die integrierte GoBD-Prüfung zeigt automatisch, ob Zahlungseingänge, Belege und Fahrtenbuch vollständig sind.

Klicke auf + Neue Rechnung. Rechnungsnummer und Datum werden automatisch vorgeschlagen.

Kunden wählen: Tippe den Namen ein – bekannte Kunden werden vorgeschlagen und Adressdaten automatisch ausgefüllt. Der Kunden-Assistent bietet die letzte Rechnung als Vorlage an.

Positionen hinzufügen: Beschreibung, Menge, Einheit (Std., m², Pauschal …) und Einzelpreis eintragen. Mehrere Zeilen möglich.

MwSt-Einstellung: Als Kleinunternehmer (§19 UStG) wird 0 % und der Pflichthinweis automatisch eingefügt.

Vorschau prüfen: Mit der Live-Vorschau siehst du das finale Dokument während der Eingabe in Echtzeit.

Drucken / PDF: Klicke Drucken → im Browser-Dialog „Als PDF speichern" wählen. Die Rechnung enthält Logo, Firmendaten und Bankverbindung automatisch.

Status verwalten: Markiere Rechnungen als Bezahlt sobald das Geld eingegangen ist. Überfällige Rechnungen werden rot hervorgehoben.

Klicke + Fahrt eintragen und fülle aus: Datum, Anlass / Kunde, Startort, Zielort, gefahrene Kilometer.

Die Entfernung zum Kunden (einfach, in km) kann auch direkt im Kundenprofil gespeichert werden – dann wird die Hin- und Rückfahrt automatisch berechnet.

Das Fahrtenbuch summiert alle Kilometer für das Jahr. Mit der Kilometerpauschale 0,30 € / km ergibt sich der abzugsfähige Betriebsausgabenwert.

Exportiere das Fahrtenbuch über Datentransfer als CSV für deine Buchhaltung oder den Steuerberater.

Beleg erfassen: Belege → + Beleg → Datum, Betrag, Kategorie (Büromaterial, Fahrtkosten, Software …) und Beschreibung eintragen.

Foto anfügen: Mit Werkzeuge → Kamera ein Foto des Belegs aufnehmen und herunterladen – als Bild dem Beleg zuordnen oder digital archivieren.

Zahlungen verfolgen: Zahlungen → Eingang einer Rechnung bestätigen. Der Zahlungsstatus synchronisiert sich automatisch mit der Rechnung.

Die Auswertung summiert alle Belege als Betriebsausgaben und zeigt sie im Gewinn/Verlust-Vergleich.

Klicke + Termin und fülle aus: Titel, Datum & Uhrzeit, Kunde (optional), Dauer und Notiz.

Termine erscheinen im Dashboard als „nächste Termine" – so behältst du den Überblick ohne Kalender zu öffnen.

iOS Kalender-Sync: Gehe zu Einstellungen → Daten & Sync → Kalender auf diesem Gerät abonnieren. Der Kalender aktualisiert sich automatisch, sobald max4work auf max4work.com läuft.

Alternativ: Termine → iOS Kalender exportieren und per AirDrop auf das iPhone übertragen.

Kunden anlegen: + Neuer Kunde → Name/Firma, Straße & Nr., PLZ & Ort, Telefon, E-Mail, Turnus und Entfernung in km eintragen.

Kunden bearbeiten: Klicke auf eine Zeile in der Kundenliste, um das Bearbeitungsformular zu öffnen. Änderungen werden sofort gespeichert.

Suche & Filter: Nutze das Suchfeld (Name, Ort, Notiz) und die Filter-Tabs Alle / Aktiv / Inaktiv.

NEU Kartenansicht: Klicke in der Toolbar auf Karte. Alle Kunden mit Adresse erscheinen als farbige Initialen-Pins auf der OpenStreetMap-Karte. Klick auf einen Pin zeigt Name, Adresse und Telefon.

NEU Mini-Karte: Sobald im Kundenformular eine Adresse eingetragen ist, erscheint automatisch eine kleine Karte darunter (wie in iOS Kontakte). Klick auf die Karte öffnet die Adresse im gewählten Kartendienst.

NEU Kartenanbieter wählen: Unter Einstellungen → Funktionen → Kartenanbieter kannst du Apple Karten, Google Maps, OpenStreetMap, Bing oder Waze auswählen.

Produkt anlegen: Produkte → + Neu → Name, Beschreibung, Einheit und Standardpreis eintragen. Beim Erstellen einer Rechnung tauchen Produkte als Schnellauswahl auf.

Datensicherung: Einstellungen → Daten & Sync → Backup jetzt erstellen. Die JSON-Datei enthält alle Rechnungen, Kunden, Belege, Termine, Produkte und Einstellungen.

Backup wiederherstellen: Backup wiederherstellen → JSON-Datei auswählen → bestätigen. Alle Daten werden überschrieben.

Datentransfer-Seite: Bietet Export als CSV (für Excel / Steuerberater), Import aus Fremdsystemen und geräteübergreifende Synchronisation.

Design: Wähle eine Akzentfarbe aus den Vorlagen oder definiere eine eigene. Das Design wird sofort und dauerhaft angewendet. Lade dein Firmenlogo hoch (PNG/JPG, max. ~1 MB).

Firma: Name, Anschrift, Kontakt, Steuernummer, Bankverbindung (IBAN, BIC) und Standard-Zahlungstext für Rechnungen. Nach Änderungen Speichern klicken.

Funktionen: Kunden-Assistent, Live-Vorschau und Überfälligkeits-Hervorhebung ein-/ausschalten. Auswertungs-Panels verwalten und sortieren.
NEU Kartenanbieter wählen: Apple Karten · Google Maps · OpenStreetMap · Bing · Waze.

Daten & Sync: Backup erstellen/wiederherstellen, Backup-Erinnerungsintervall einstellen, iOS WebCal-Kalenderabo einrichten.

NEU Portale & Behörden: Zugangsdaten für ELSTER, BZSt Online-Portal, Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung, Berufsgenossenschaft, sv.net und Unternehmensregister hinterlegen. Direktlink zum jeweiligen Portal per Klick. Alle Daten bleiben lokal.

Handbuch (diese Seite): Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle Funktionen – immer aktuell.

📄 Angebot / Kostenvoranschlag: Angebotsnummer und Datum werden automatisch vergeben. Empfänger aus der Kundenliste wählen oder manuell eingeben. Positionen mit Beschreibung, Menge, Einheit und Preis hinzufügen. Drucken / PDF → im Browser-Dialog „Als PDF speichern" → per E-Mail versenden.

📐 m² Rechner: + Raum klicken → Name, Länge, Breite eingeben → Bodenfläche wird sofort berechnet. Höhe optional: ergibt zusätzlich Wand- und Deckenfläche. Abzug für Türen und Fenster möglich. Ergebnis kopieren speichert alle Werte in die Zwischenablage.

📷 Kamera: Kamera starten → Kamerazugriff im Browser erlauben. Auslöser-Button für Fotos. Galerie erscheint unten – einzelne Fotos herunterladen (⬇) oder löschen (✕). Ideal für Belegfotos und Vorher-/Nachher-Dokumentation.

🔢 MwSt-Rechner: Betrag eingeben → Netto oder Brutto als Eingabetyp wählen → Steuersatz 19 % / 7 % / 0 % wählen. Alle drei Werte (Netto, MwSt-Betrag, Brutto) werden sofort berechnet und können einzeln kopiert werden.

⏱ Stundensatz-Rechner: Gewünschtes Netto-Jahreseinkommen, Arbeitstage, Urlaubs-/Feiertage, abrechenbare Stunden pro Tag, monatliche Fixkosten und Sicherheitspuffer (%) einstellen. Der Mindeststundensatz und der empfohlene Stundensatz (inkl. Puffer) werden sofort angezeigt.

Kunden → Liste / Karte: Klicke in der Sidebar auf Liste oder Karte unter „Kunden" – die Ansicht wechselt sofort, auch wenn du gerade auf einer anderen Seite bist.

Einstellungen → Design / Firma / Funktionen / Daten & Sync / Portale / Handbuch: Direkt zum gewünschten Tab springen ohne erst die Einstellungen-Seite zu öffnen.

Werkzeuge → Angebot / m² / Kamera / MwSt / Stundensatz: Jedes Tool direkt aus der Sidebar starten.

Die zuletzt aktive Unteransicht wird gemerkt – beim nächsten Besuch der Seite öffnet sich automatisch der richtige Tab oder die richtige Ansicht.

EÜR erstellen: Gehe zu Auswertung → Jahr wählen → EÜR erstellen. Die Seite öffnet sich in einem neuen Tab mit der vollständigen Einnahmen-Überschuss-Rechnung gem. §4 Abs. 3 EStG.

GoBD-Checkliste: Oben auf der EÜR-Seite prüft die GoBD-Prüfung automatisch sechs Punkte: Zahlungseingänge vollständig, Belege vollständig, Fahrtenbuch lückenlos, offene Rechnungen, Datensicherung und Aufbewahrungspflicht. Fehler werden rot markiert, Links führen direkt zur Fehlerquelle.

Drucken / PDF: Nach bestandener GoBD-Prüfung auf Drucken / Als PDF klicken. Im Browser-Dialog „Als PDF speichern" wählen. Das Dokument enthält Firmendaten, Steuernummer, EÜR mit allen Einnahmen und Ausgaben nach Kategorien, Fahrtkosten (0,30 €/km) und die gesetzlichen Hinweise.

Anlage EÜR beim Finanzamt: Die Werte aus dem Dokument in die Anlage EÜR (ELSTER) übertragen. Betriebseinnahmen = Summe A, Betriebsausgaben = Summe B, Gewinn = A − B. Für den Steuerberater alternativ den CSV-Export aus der Auswertung verwenden.

ELSTER-Konto: Registriere dich auf elster.de und speichere deine Zugangsdaten unter Einstellungen → Portale → Mein ELSTER. Das Zertifikat (PFX-Datei) sicher aufbewahren.

Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA): Als Kleinunternehmer (§19 UStG) entfällt die UVA, solange der Umsatz unter der Grenze (25.000 € ab 2025) bleibt. Die Auswertung zeigt deinen aktuellen Stand im Ring-Diagramm.

Aufbewahrungspflicht §147 AO: Rechnungen, Belege und Fahrtenbuch müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Backup aus max4work (Einstellungen → Daten & Sync) ergänzend auf iCloud, Google Drive oder USB sichern.